Tỷ lệ công ty dùng chỗ ngồi cố định đã giảm từ 83% xuống 55% trong giai đoạn 2021 đến 2026, trong khi việc sử dụng các mô hình kết hợp và dùng chung bàn tăng gấp ba lần từ 12% lên 36% (CBRE, 2026 Global Workplace and Occupancy Insights). Công cụ giúp sự chuyển dịch đó khả thi nay đã trở thành tiêu chuẩn: 77% tổ chức vận hành hệ thống đặt chỗ không gian, thường nhất là qua Microsoft Outlook (46%). Nhu cầu là có thật nhưng không đồng đều, với tỷ lệ sử dụng trung bình 53% và tỷ lệ sử dụng đỉnh 80% trong khảo sát đối chuẩn của CBRE, và lượng người đi làm vào thứ Ba cao hơn hẳn thứ Sáu trong cả dữ liệu của Kastle Systems lẫn Placer.ai. Áp lực chính sách đằng sau xu hướng này được theo dõi trong thống kê về yêu cầu quay lại văn phòng của chúng tôi. Chúng tôi đã tổng hợp dữ liệu từ CBRE, Kastle Systems, Placer.ai, Leesman Index, Văn phòng Kiểm toán Chính phủ Hoa Kỳ (US Government Accountability Office), Văn phòng Nội các Vương quốc Anh (UK Cabinet Office), Robin, Owl Labs, Cushman and Wakefield và các nguồn gốc khác được liệt kê trong phần phương pháp luận.
Tóm tắt nhanh
- Chỗ ngồi cố định giảm xuống 55% số công ty từ 83% kể từ năm 2021; các mô hình dùng chung bàn tăng lên 36% từ 12% (CBRE, Global Workplace and Occupancy Insights 2026).
- 77% tổ chức đã có hệ thống đặt chỗ không gian; 46% dùng Microsoft Outlook làm nền tảng (CBRE, GWOI Part 3, 2026).
- 48% vẫn không dùng công nghệ nào để theo dõi thời gian làm việc tại văn phòng của nhân viên kết hợp, tăng từ 39% năm 2024 (CBRE, GWOI Part 3, 2026).
- Tỷ lệ sử dụng văn phòng trung bình là 53%, tăng từ 38% năm 2024; tỷ lệ sử dụng đỉnh trung bình là 80% (CBRE, GWOI 2026).
- Tỷ lệ lấp đầy toàn cầu đạt 111%, nghĩa là số người được phân bổ nhiều hơn số chỗ ngồi hiện có (CBRE, GWOI 2026).
- 69% khách hàng của CBRE cho biết hơn 40% nhân sự của họ dùng chung bàn (CBRE, The Hybrid Reality 2026).
- Chỉ số 10 thành phố của Kastle trung bình đạt 54,7% mức lấp đầy trước đại dịch, với đỉnh vào thứ Ba là 65,3% (Kastle Systems, cuối tháng 9 năm 2026).
- Lượt ghé thăm văn phòng tại Hoa Kỳ trong nửa đầu năm 2026 thấp hơn 31,2% so với nửa đầu năm 2019 nhưng tăng 6,0% so với cùng kỳ năm trước (Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends).
- 89% doanh nghiệp thuê văn phòng ở châu Mỹ kỳ vọng ít nhất ba ngày đến văn phòng mỗi tuần; mức đi làm thực tế trung bình là 2,9 ngày so với mục tiêu 3,2 ngày (CBRE, 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey).
- Bàn không cố định có nhiều loại không gian đạt 79,0 điểm trên Leesman Index so với 51,1 khi thiếu đa dạng (Leesman, The Desk Dilemma 2024).
- 17 trong số 24 cơ quan liên bang Hoa Kỳ sử dụng ước tính 25% hoặc ít hơn công suất trụ sở vào đầu năm 2023 (GAO-23-106200).
- 60% chuyên gia vận hành nơi làm việc cho biết ma sát tại nơi làm việc trở nên tệ hơn so với năm trước (Robin, Workplace Friction Report 2026).
1. Tỷ Lệ Lấp Đầy Văn Phòng: Đường Cong Nhu Cầu Mà Việc Đặt Bàn Phải Phục Vụ
Phần mềm đặt bàn tồn tại vì văn phòng không bao giờ trống hoàn toàn cũng không đầy hoàn toàn: có ngày đông kín, có ngày vắng một nửa. Chỉ số 10 thành phố của Kastle Systems trung bình đạt 54,7% mức lấp đầy trước đại dịch trong lần đọc hằng tuần gần nhất, nhưng đỉnh vào thứ Ba chạm 65,3% và các tòa nhà hạng A+ trung bình đạt 76,1% (Kastle Systems, chỉ số Getting America Back to Work). Mức chênh 11 điểm giữa trung bình tuần và ngày đỉnh chính là khoảng trống mà mô hình dùng chung bàn được thiết kế để hấp thụ.
Dữ liệu vị trí trên thiết bị di động cho thấy hình dạng giữa tuần tương tự. Lượt ghé thăm văn phòng trên toàn quốc trong nửa đầu năm 2026 thấp hơn 31,2% so với nửa đầu năm 2019, nhưng lượt ghé thăm vào thứ Ba chỉ giảm 19,3%, và thứ Sáu chỉ chiếm 9,9% lượt ghé thăm hằng tuần ở Chicago và 14,9% ở Miami và Dallas (Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends Across Major U.S. Markets). Chênh lệch giữa các thành phố rất lớn: Miami thấp hơn năm 2019 là 11,5% trong khi Chicago thấp hơn 42,6%, vì vậy tỷ lệ bàn trên nhân viên có hiệu quả ở thị trường này sẽ thất bại ở thị trường khác.
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Tỷ lệ lấp đầy trung bình tuần của 10 thành phố, cuối tháng 9 năm 2026 | 54,7% so với mốc cơ sở tháng 2 năm 2020 (giảm 1,6 điểm so với tuần trước) | Kastle Systems, Back to Work Barometer 2026 |
| Ngày đỉnh, thứ Ba ngày 22 tháng 9 năm 2026 | 65,3% | Kastle Systems, Back to Work Barometer 2026 |
| Tòa nhà hạng A+, trung bình tuần | 76,1% | Kastle Systems, Back to Work Barometer 2026 |
| Các thành phố cao nhất và thấp nhất, trung bình tuần | Dallas 66,3%, Austin 64,7%, New York 64,5%; Philadelphia 40,7% | Kastle Systems, Back to Work Barometer 2026 |
| Lượt ghé thăm văn phòng trên toàn quốc, nửa đầu 2026 so với nửa đầu 2019 | -31,2% (+6,0% so với cùng kỳ năm trước, +8,1% so với nửa đầu 2024) | Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends |
| Lượt ghé thăm vào thứ Ba so với 2019 | -19,3% (ngày đông nhất trên toàn quốc) | Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends |
| Chênh lệch phục hồi theo thành phố, nửa đầu 2026 so với nửa đầu 2019 | Miami -11,5%, New York -15,8%, San Francisco -41,4%, Chicago -42,6%, Denver -44,6% | Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends |
| Tỷ trọng thứ Sáu trong lượt ghé thăm hằng tuần | 14,9% Miami và Dallas, 11,9% New York, 9,9% Chicago | Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends |
Lưu ý về bối cảnh: Kastle đo lượt quẹt thẻ so với mốc cơ sở tháng 2 năm 2020 tại các tòa nhà mà hãng đảm bảo an ninh; Placer.ai đo lượt ghé thăm bằng thiết bị tới các tòa nhà văn phòng so với năm 2019. Hai phương pháp này không thể thay thế cho nhau, nhưng cả hai đều chỉ ra đỉnh giữa tuần và thứ Sáu yếu.
2. Dùng Chung Bàn Trở Thành Xu Hướng Chủ Đạo: Từ Chỗ Ngồi Cố Định Đến Tỷ Lệ Dùng Chung
Bàn cố định không còn là mặc định. Tỷ lệ công ty dùng chỗ ngồi cố định đã giảm xuống 55% từ 83% kể từ năm 2021, trong khi các mô hình kết hợp và dùng chung bàn tăng lên 36% từ 12% (CBRE, The Affiliation Imperative, 2026). Trong tập khách hàng của CBRE, 69% cho biết hơn 40% nhân sự của họ đã dùng chung bàn (CBRE, The Hybrid Reality, 2026).
Cuộc tranh luận mới là nên mạnh tay đến mức nào. Hầu hết tổ chức đã chọn mức dùng chung vừa phải: 48% hiện nhắm đến từ 1,01 đến 1,49 nhân viên mỗi chỗ ngồi, tăng từ 21% năm 2024, trong khi chỉ 33% đẩy vượt quá 1,5 trên 1. Sự căng thẳng thể hiện trong các con số sử dụng: tỷ lệ sử dụng trung bình tăng lên 53% (từ 38% năm 2024 và 35% năm 2023), nhưng tỷ lệ sử dụng đỉnh trung bình là 80%, cao hơn mức trước đại dịch là 65% đến 70%, và tỷ lệ lấp đầy toàn cầu đạt 111%. Những tỷ lệ dùng chung trông an toàn vào một ngày bình thường có thể bị quá tải vào thứ Ba.
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Công ty dùng chỗ ngồi cố định | 55% (83% năm 2021) | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Công ty dùng các mô hình kết hợp và dùng chung bàn | 36% (12% năm 2021) | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Khách hàng có hơn 40% nhân sự dùng chung bàn | 69% | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
| Tổ chức nhắm đến 1,01 đến 1,49 người mỗi chỗ ngồi | 48% (21% năm 2024) | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
| Tổ chức nhắm đến tỷ lệ trên 1,5 trên 1 | 33% | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
| Tỷ lệ sử dụng văn phòng trung bình | 53% (38% năm 2024, 35% năm 2023) | CBRE, Global Workplace and Occupancy Insights 2026 |
| Tỷ lệ sử dụng đỉnh trung bình | 80% (trước đại dịch 65% đến 70%) | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Tỷ lệ lấp đầy toàn cầu (số người được phân bổ mỗi chỗ ngồi) | 111%, mức cao nhất mọi thời đại | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
Lưu ý về bối cảnh: 83% tổ chức tính đến chức năng công việc trong tỷ lệ dùng chung và 78% hiệu chỉnh chúng bằng dữ liệu sử dụng không gian (CBRE, The Affiliation Imperative 2026). Bản tổng quan tháng 1 năm 2026 của CBRE gắn nhãn con số 53% là khảo sát đối chuẩn 2026, trong khi bài viết tháng 7 năm 2026 ghi niên đại là 2025; cả hai đều nói về cùng một khảo sát đối chuẩn (CBRE, 2026 Global Workplace and Occupancy Insights).
3. Mức Độ Áp Dụng Phần Mềm Đặt Chỗ: Đặt Bàn Phổ Biến, Phân Tích Còn Chậm
Công cụ đặt chỗ nay là yêu cầu cơ bản trong các danh mục bất động sản lớn. 77% tổ chức trong khảo sát đối chuẩn của CBRE đã có hệ thống đặt chỗ không gian, và Microsoft Outlook là nền tảng phổ biến nhất với 46% (CBRE, Data at the Heart, GWOI Part 3, 2026). Con số về Outlook này rất quan trọng đối với các nhà cung cấp: lịch có sẵn, chứ không phải một ứng dụng chuyên biệt, vẫn là cổng vào phổ biến nhất để đặt bàn hoặc phòng.
Khoảng trống nằm ở những gì diễn ra sau khi đặt. 48% dùng Microsoft Excel làm công cụ chính để phân tích dữ liệu sử dụng, và 48% không dùng công cụ công nghệ nào để theo dõi thời gian làm việc tại văn phòng của nhân viên kết hợp, tăng từ 39% năm 2024. Dữ liệu đặt chỗ được ghi lại nhưng thường không được phân tích, điều này giúp giải thích vì sao nhiều tỷ lệ dùng chung vẫn được đặt ra theo chính sách thay vì nhu cầu đo lường được.
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Tổ chức có hệ thống đặt chỗ không gian | 77% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Nền tảng đặt chỗ phổ biến nhất | Microsoft Outlook, 46% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Sử dụng tính năng nhận phòng và trả phòng | 70% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Sử dụng tính năng theo dõi mức sử dụng phòng | 50% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Microsoft Excel là công cụ chính phân tích mức sử dụng | 48% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Không có công nghệ nào để theo dõi thời gian ở văn phòng của nhân viên kết hợp | 48% (39% năm 2024) | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Kho dữ liệu hoặc bảng điều khiển web đang được sử dụng | 54% (42% năm 2024) | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Kiểm toán dữ liệu không gian thực hiện hoàn toàn thủ công | 59% (ổn định từ năm 2021) | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
Lưu ý về bối cảnh: khảo sát đối chuẩn của CBRE bao gồm chính các khách hàng của hãng, đại diện cho 303 triệu feet vuông với danh mục trung bình 5 triệu feet vuông, nên đây là các doanh nghiệp lớn. Các công ty nhỏ có khả năng áp dụng thấp hơn, và không tìm thấy khảo sát công khai tương đương nào về doanh nghiệp nhỏ.
4. Chính Sách Đi Làm: Những Quy Tắc Tạo Ra Đỉnh Đặt Chỗ
Nhu cầu về bàn được định hình bởi chính sách cũng nhiều như bởi sở thích. 89% doanh nghiệp thuê văn phòng ở châu Mỹ hiện kỳ vọng ít nhất ba ngày mỗi tuần tại văn phòng, tăng từ 78% năm 2025, nhưng mức đi làm thực tế trung bình là 2,9 ngày so với mục tiêu trung bình của nhà tuyển dụng là 3,2 (CBRE, 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey). Khoảng chênh 0,3 ngày đó là biên độ mà các kế hoạch dùng chung bàn được xây dựng trên đó, và nó đang thu hẹp khi việc thực thi được siết chặt.
Việc thực thi là xu hướng cần theo dõi. Tỷ lệ tổ chức chủ động thực thi chính sách đi làm đã tăng gấp đôi lên 37% năm 2025 từ 17% năm 2024, và tỷ lệ tổ chức đo lường mức tuân thủ tăng lên 69% từ 45% (CBRE, The Affiliation Imperative 2026). Khảo sát người lao động khớp với góc nhìn của nhà tuyển dụng: trong khảo sát tháng 7 năm 2025 của Owl Labs tại Hoa Kỳ với 2.000 người làm việc toàn thời gian, nhân viên kết hợp thường đến văn phòng nhất là 3 ngày (39%) hoặc 4 ngày (34%) mỗi tuần, cả hai đều tăng so với năm 2024 (Owl Labs, State of Hybrid Work 2025).
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp thuê văn phòng ở châu Mỹ kỳ vọng 3+ ngày đến văn phòng | 89% (78% năm 2025) | CBRE, 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey |
| Mức đi làm thực tế trung bình so với mục tiêu | 2,9 ngày so với 3,2 ngày | CBRE, 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey |
| Doanh nghiệp kỳ vọng mức đi làm sẽ tăng | 32% (năm thứ tư liên tiếp) | CBRE, 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey |
| Tổ chức có chính sách đi làm có mục tiêu | 96%; ‘chủ yếu ở văn phòng 3+ ngày’ 66% (53% năm 2024) | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
| Tổ chức chủ động thực thi chính sách đi làm | 37% năm 2025 (17% năm 2024) | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Người trả lời cho biết nhân viên đến ít hơn yêu cầu | 70% | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
| Nhân viên kết hợp đến 3 hoặc 4 ngày mỗi tuần | 39% và 34% | Owl Labs, State of Hybrid Work 2025 |
| Lãnh đạo bất động sản doanh nghiệp dùng mô hình kết hợp | 98%; 57% theo yêu cầu toàn tổ chức, trung bình 3 ngày | Leesman, Mind the Gap 2026 |
Lưu ý về bối cảnh: mẫu của Owl Labs gồm 63% làm việc tại văn phòng, 28% kết hợp và 9% làm việc từ xa. Trong khảo sát tháng 4 năm 2026 của Leesman với 129 lãnh đạo cấp cao về bất động sản doanh nghiệp, đại diện cho khoảng 915 triệu feet vuông, chỉ 35% cho biết họ thực sự đã tìm ra cách tiếp cận đúng cho làm việc kết hợp (Leesman, Mind the Gap). Một câu chuyện liên quan về nguồn cung không gian linh hoạt được đề cập trong thống kê không gian làm việc chung của chúng tôi.
5. Trải Nghiệm Của Nhân Viên Với Hot Desking: Sự Đa Dạng Quyết Định
Hot desking về bản chất không tốt cũng không xấu đối với nhân viên; thiết kế của nó mới quyết định. Phân tích của Leesman trên 476.341 người trả lời tại 1.322 nơi làm việc cho thấy nơi làm việc không cố định chỗ ngồi và thiếu đa dạng đạt 51,1 điểm trên Leesman Index (Lmi), trong khi nơi làm việc không cố định chỗ ngồi nhưng có nhiều loại không gian đạt 79,0 điểm, cao hơn văn phòng kín có chỗ ngồi cố định ở mức 73,2 (Leesman, The Desk Dilemma, tháng 8 năm 2024). Khoảng chênh 27,9 điểm giữa hai mô hình không cố định chỗ ngồi lớn hơn khoảng chênh giữa bất kỳ bố cục cố định nào và bố cục dùng chung tốt nhất.
Hệ quả thực tế cho bất kỳ ai triển khai phần mềm đặt bàn: một hệ thống đặt chỗ đặt lên trên những dãy bàn giống hệt nhau sẽ tái tạo kết quả tệ nhất. Chỉ 41% nhân viên ở không gian không cố định và thiếu đa dạng nói nơi làm việc giúp làm việc hiệu quả, so với 85% ở nơi có sự đa dạng, và làm việc tại nhà đạt 89%. Những yếu tố vật lý cơ bản vẫn quan trọng: mức hài lòng về ghế là 70% ở nơi làm việc có chỗ ngồi cố định và 67% ở nơi làm việc không cố định (Leesman, Where Workplace Performance Sits, 2025), một chủ đề được xem xét trong thống kê về công thái học nơi làm việc của chúng tôi.
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Lmi, không cố định có đa dạng so với thiếu đa dạng | 79,0 so với 51,1 | Leesman, The Desk Dilemma 2024 |
| Lmi, văn phòng kín cố định so với bàn chỉ định trong không gian mở | 73,2 so với 71,1 | Leesman, The Desk Dilemma 2024 |
| Nơi làm việc giúp làm việc hiệu quả, không cố định thiếu đa dạng so với có đa dạng | 41% so với 85% (làm việc tại nhà 89%) | Leesman, The Desk Dilemma 2024 |
| Nơi làm việc dễ chịu, không cố định thiếu đa dạng so với có đa dạng | 39% so với 88% | Leesman, The Desk Dilemma 2024 |
| Mức hài lòng về ghế, nơi làm việc cố định so với không cố định | 70% so với 67% (N=1.380.814) | Leesman, Where Workplace Performance Sits 2025 |
| Mức hài lòng về độ ồn | 35% (70% đánh giá tiếng ồn là quan trọng) | Leesman, Noisy Spaces, Quiet Consequences 2026 |
| Nhân viên cho rằng công việc cần tập trung cá nhân là quan trọng | 89% | Leesman, Noisy Spaces, Quiet Consequences 2026 |
Lưu ý về bối cảnh: phân tích về bàn của Leesman bao gồm giai đoạn từ quý 3 năm 2021 đến quý 1 năm 2024 (dữ liệu mới nhất hiện có: Leesman, 2024), và phân tích về tiếng ồn bao gồm 601.570 người trả lời từ quý 1 năm 2022 đến quý 3 năm 2025 (Leesman, Noisy Spaces, Quiet Consequences). Tiếng ồn là một trong những phàn nàn chính ở các tầng làm việc chung, được đề cập trong thống kê về tiếng ồn văn phòng mở của chúng tôi.
6. Ma Sát Khi Đặt Chỗ Và Chi Phí Của Việc Đặt Chỗ Thất Bại
Khi việc đặt chỗ thất bại, chi phí là thời gian. Workplace Friction Report 2026 của Robin ước tính ma sát phối hợp tốn từ 4.453 đến 14.000 đô la mỗi nhân viên mỗi năm, tức từ 4,5 đến 14 triệu đô la cho một tổ chức 1.000 nhân viên, dựa trên 2 đến 4 giờ bị mất mỗi tuần (Robin, Workplace Friction Report 2026). Khoảng này rộng vì phụ thuộc vào mức lương theo giờ và ước tính thời gian của ai được sử dụng, và Robin bán phần mềm đặt chỗ, nên hãy coi đây là ước tính của nhà cung cấp.
Phát hiện bền vững hơn là khoảng cách về nhận thức. Các nhóm vận hành nơi làm việc chấm điểm cao hơn người dùng cuối 12,66 điểm trên Friction Index của Robin, với khoảng cách lớn nhất ở tình trạng sẵn có của phòng (+17 điểm), AV và công nghệ (+14) và tình trạng sẵn có của bàn (+13). Các khảo sát từ phía nhà tuyển dụng cũng phản ánh sự không hài lòng: 47% doanh nghiệp thuê văn phòng ở châu Mỹ đánh giá trải nghiệm nơi làm việc của chính họ ở mức trung bình hoặc dưới trung bình (CBRE, 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey), và trên 15 tổ chức, Cushman and Wakefield thấy mức hài lòng với các đặc điểm nơi làm việc có tác động cao nhất trung bình chỉ đạt 48% (Cushman and Wakefield, Experience per Square Foot, tháng 4 năm 2025).
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Chi phí phối hợp mỗi nhân viên mỗi năm | 4.453 đô la (thận trọng) đến 14.000 đô la | Robin, Workplace Friction Report 2026 |
| Chi phí phối hợp, tổ chức 1.000 nhân viên | 4,5 đến 14 triệu đô la mỗi năm | Robin, Workplace Friction Report 2026 |
| Thời gian bị mất do phối hợp | 2 giờ/tuần (người dùng cuối) đến 4 giờ/tuần (ước tính của bộ phận vận hành) | Robin, Workplace Friction Report 2026 |
| Chuyên gia vận hành cho biết ma sát tệ hơn so với tốt hơn | 60% so với 12% | Robin, Workplace Friction Report 2026 |
| Người dùng làm gì khi đặt chỗ thất bại | 35% tìm không gian khác, 25% dùng không gian không lý tưởng, 20% chuyển sang trực tuyến, 15% hoãn lại | Robin, Workplace Friction Report 2026 |
| Doanh nghiệp thuê đánh giá trải nghiệm nơi làm việc ở mức trung bình hoặc thấp hơn | 47% | CBRE, 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey |
| Mức hài lòng trung bình với các đặc điểm nơi làm việc có tác động cao nhất | 48% (không mục nào trên 62%) | Cushman and Wakefield, Experience per Square Foot 2025 |
Lưu ý về bối cảnh: mẫu của Robin gồm 514 người trả lời (205 chuyên gia vận hành nơi làm việc và 309 người dùng cuối), do The Collab Collective thực hiện. Con số của Cushman and Wakefield bao gồm hơn 6.000 nhân viên tại 15 tổ chức trong năm 2024.
7. Khu Vực Công: Văn Phòng Chính Phủ Dưới Kính Hiển Vi Về Mức Sử Dụng
Chính phủ là các đơn vị thuê văn phòng lớn nhất và minh bạch nhất. 17 trong số 24 cơ quan liên bang Hoa Kỳ sử dụng ước tính trung bình 25% hoặc ít hơn công suất trụ sở trong các tuần được lấy mẫu từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2023, và những cơ quan bận rộn nhất sử dụng 39% đến 49% (US GAO, báo cáo về mức sử dụng trụ sở liên bang GAO-23-106200). GAO đo được 21,5 triệu feet vuông không gian trụ sở, so với khoảng 2 tỷ đô la mỗi năm chi cho vận hành các tòa nhà văn phòng liên bang và khoảng 5 tỷ đô la cho việc thuê chúng.
Vương quốc Anh công bố mức lấp đầy trụ sở hằng quý, và các bộ thu thập dữ liệu này một phần thông qua hệ thống đặt bàn, bên cạnh lượt đăng nhập Wi-Fi, thẻ quẹt và đếm thủ công. Vào tháng 6 năm 2026, mức lấp đầy (tổng số nhân viên hằng tháng chia cho sức chứa tòa nhà) dao động từ 100% tại Department for Energy Security and Net Zero đến 56% tại Department for Education và 45% tại Office of the Secretary of State for Wales (UK Cabinet Office, Civil Service HQ occupancy data).
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Cơ quan Hoa Kỳ ở mức 25% hoặc thấp hơn công suất trụ sở, đầu năm 2023 | 17 trong số 24 | GAO-23-106200 (2023) |
| Mức sử dụng trụ sở cao nhất của cơ quan Hoa Kỳ, đầu năm 2023 | 39% đến 49% | GAO-23-106200 (2023) |
| Không gian văn phòng trụ sở Hoa Kỳ được đo | 21,5 triệu feet vuông | GAO-23-106200 (2023) |
| Chi tiêu văn phòng liên bang Hoa Kỳ hằng năm | Khoảng 2 tỷ đô la cho vận hành, khoảng 5 tỷ đô la cho thuê | GAO-23-106200 (2023) |
| Mức lấp đầy trụ sở Vương quốc Anh, tháng 6 năm 2026, cao nhất | DESNZ 100%, Cabinet Office 86%, MOD 81% | UK Cabinet Office, HQ occupancy April-June 2026 |
| Mức lấp đầy trụ sở Vương quốc Anh, tháng 6 năm 2026, thấp nhất | Wales Office 45%, DfE 56%, DWP 57% | UK Cabinet Office, HQ occupancy April-June 2026 |
| Các bộ của Vương quốc Anh được đề cập | 20, dữ liệu công bố hằng quý | UK Cabinet Office, HQ occupancy data 2026 |
Lưu ý về bối cảnh: dữ liệu của GAO là thước đo mức sử dụng trên toàn chính phủ Hoa Kỳ mới nhất hiện có (GAO, 2023) và có trước các lệnh quay lại văn phòng của liên bang năm 2025. UK Cabinet Office cảnh báo không nên dùng dữ liệu của mình để so sánh giữa các bộ vì phương pháp thu thập khác nhau (bảng hằng tháng).
Tổng Kết: Hot Desking và Phần Mềm Đặt Bàn Qua Các Con Số
| Chỉ số | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Công ty dùng chỗ ngồi cố định | 55% (83% năm 2021) | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Công ty dùng các mô hình dùng chung bàn | 36% (12% năm 2021) | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Khách hàng có 40%+ nhân sự dùng chung bàn | 69% | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
| Tỷ lệ mục tiêu 1,01 đến 1,49 người mỗi chỗ ngồi | 48% tổ chức | CBRE, The Hybrid Reality 2026 |
| Tổ chức có hệ thống đặt chỗ không gian | 77% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Outlook là nền tảng đặt chỗ | 46% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Không có công nghệ theo dõi thời gian ở văn phòng của nhân viên kết hợp | 48% | CBRE, GWOI Part 3 2026 |
| Tỷ lệ sử dụng văn phòng trung bình | 53% | CBRE, GWOI 2026 |
| Tỷ lệ sử dụng đỉnh trung bình | 80% | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Trung bình tuần 10 thành phố của Kastle | 54,7% (đỉnh thứ Ba 65,3%) | Kastle Systems, cuối tháng 9 năm 2026 |
| Lượt ghé thăm văn phòng Hoa Kỳ so với 2019, nửa đầu 2026 | -31,2% | Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends |
| Lượt ghé thăm vào thứ Ba so với 2019 | -19,3% | Placer.ai, 2026 Office Recovery Trends |
| Doanh nghiệp thuê kỳ vọng 3+ ngày đến văn phòng | 89% | CBRE, 2026 Americas Occupier Sentiment Survey |
| Số ngày đến văn phòng thực tế so với mục tiêu | 2,9 so với 3,2 | CBRE, 2026 Americas Occupier Sentiment Survey |
| Tổ chức thực thi chính sách đi làm | 37% (17% năm 2024) | CBRE, The Affiliation Imperative 2026 |
| Lmi, không cố định có đa dạng so với thiếu đa dạng | 79,0 so với 51,1 | Leesman, The Desk Dilemma 2024 |
| Làm việc hiệu quả, không cố định thiếu đa dạng so với có đa dạng | 41% so với 85% | Leesman, The Desk Dilemma 2024 |
| Chi phí ma sát cho mỗi 1.000 nhân viên | 4,5 đến 14 triệu đô la mỗi năm | Robin, Workplace Friction Report 2026 |
| Cơ quan Hoa Kỳ ở mức 25% hoặc thấp hơn công suất trụ sở | 17 trong số 24 | GAO-23-106200 (2023) |
| Phạm vi mức lấp đầy trụ sở Vương quốc Anh, tháng 6 năm 2026 | 45% đến 100% | UK Cabinet Office, 2026 |
Phương pháp luận và Nguồn
Mọi con số ở trên đều được đọc trong quá trình nghiên cứu cho bài viết này, trên chính trang hoặc báo cáo của nhà xuất bản. Không nhà cung cấp nào bán phần mềm hot desking với tư cách công ty đại chúng có công bố theo từng mảng kinh doanh, vì vậy số liệu về mức độ áp dụng đến từ khảo sát đối chuẩn khách hàng và các khảo sát về doanh nghiệp thuê của CBRE, mức lấp đầy từ Kastle Systems và Placer.ai, trải nghiệm nhân viên từ Leesman Index, và mức sử dụng khu vực công từ GAO và UK Cabinet Office. Các thống kê lan truyền trên blog mà không có tài liệu gốc đã bị loại bỏ.
- CBRE: 2026 Global Workplace and Occupancy Insights (tháng 1 năm 2026), Part 1, The Hybrid Reality, Part 2, Beyond the Desk (tháng 2 năm 2026), Part 3, Data at the Heart (tháng 3 năm 2026), Part 4, The Affiliation Imperative (tháng 7 năm 2026)
- CBRE: 2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey (tháng 7 năm 2026), Earning the Commute (tháng 9 năm 2026)
- Kastle Systems: Getting America Back to Work, Back to Work Barometer
- Placer.ai: 2026 Office Recovery Trends Across Major U.S. Markets (tháng 8 năm 2026)
- Leesman Index: The Desk Dilemma (tháng 8 năm 2024), Where Workplace Performance Sits (tháng 9 năm 2025), Noisy Spaces, Quiet Consequences (tháng 3 năm 2026), Mind the Gap (tháng 4 năm 2026)
- Robin: Workplace Friction Report 2026
- Owl Labs: State of Hybrid Work 2025, Hoa Kỳ
- Cushman and Wakefield: Experience per Square Foot Instant Insights
- US Government Accountability Office: GAO-23-106200, mức sử dụng trụ sở liên bang (2023)
- UK Cabinet Office: Civil Service HQ occupancy data và bảng mức lấp đầy trung bình hằng tháng của tòa nhà trụ sở (tháng 4 đến tháng 6 năm 2026, công bố ngày 27 tháng 8 năm 2026)
- Lưu ý về dữ liệu: khảo sát đối chuẩn của CBRE phản ánh các khách hàng doanh nghiệp lớn của chính hãng (303 triệu feet vuông), không phải toàn thị trường, và là nguồn công khai duy nhất tìm thấy về mức độ áp dụng đặt bàn và tỷ lệ dùng chung, đó là lý do CBRE xuất hiện ở nhiều mục; CBRE ghi con số sử dụng 53% là của năm 2026 trong bản tổng quan tháng 1 và của năm 2025 trong bài viết tháng 7. Trang Part 1 của CBRE ghi thứ Ba là ngày đi làm cao nhất đối với 73% người trả lời so với 23% cho thứ Tư; chúng tôi không đưa vào các bảng vì trang này không định nghĩa rõ thước đo. Kastle (lượt quẹt thẻ so với tháng 2 năm 2020) và Placer.ai (lượt ghé thăm bằng thiết bị so với 2019) dùng các mốc cơ sở khác nhau và không nên trộn lẫn. Robin là nhà cung cấp phần mềm đặt bàn và khảo sát 514 người của họ có khoảng chi phí rộng. Phân tích về bàn của Leesman là mới nhất hiện có (Leesman, 2024). Số liệu liên bang của GAO có từ đầu năm 2023 (dữ liệu mới nhất hiện có: GAO, 2023). Các ước tính quy mô thị trường phần mềm đặt bàn từ các công ty nghiên cứu không thể được xác minh trên một trang gốc có thể đọc được, nên không có con số quy mô thị trường nào được đưa vào; Magic Quadrant for Workplace Experience Applications của Gartner trả về lỗi 403 và không được sử dụng. Tìm kiếm web không khả dụng trong quá trình nghiên cứu này, vì vậy các nguồn được đọc bằng cách truy xuất trực tiếp các trang của nhà xuất bản.
Cập nhật lần cuối: ngày 3 tháng 10 năm 2026. Chúng tôi cập nhật bài tổng hợp này hằng quý, và lần cập nhật tiếp theo dự kiến diễn ra khi CBRE công bố 2027 Global Workplace and Occupancy Insights và UK Cabinet Office phát hành dữ liệu mức lấp đầy trụ sở cho tháng 7 đến tháng 9 năm 2026.